System monitorowania i audytu wykonania procesu utrzymania czystości

Głównym założeniem systemu jest sporządzanie raportów czystości po sprzątaniu dworca kolejowego. System został zaprojektowany dla firmy, która przeprowadza sprzątanie, natomiast korzystają z niego również pracownicy dworca kolejowego. Po wykonanej pracy użytkownik firmy sprzątającej tworzy raport czystości wypełniając formularze przypisane odpowiednio do każdej ze stref obiektu. Każda strefa podzielona jest na odpowiednie sektory. Po wypełnieniu całego raportu dwa razy dziennie system oblicza średnią ważoną według różnych wag przypisanych do każdej ze stref. Jeśli średnia ta jest mniejsza od założonej wartości, zarządca firmy sprzątającej dostaje wiadomość e-mail oraz sms jako alert o nie wykonaniu pracy w sposób właściwy. Firma sprzątająca ma wtedy czas na poprawienie wszystkich źle posprzątanych obszarów oraz wypełnienie raportu uchybień w strefach.
Szczegółowe funkcje sytemu zostały rozpisane poniżej.

Do dwóch głównych grup obsługujących system można zaliczyć:

- użytkownika - pracownika firmy

- administratora.

Najważniejsze funkcje systemu to:

Administrator:

• logowanie

• włączanie/wyłączanie funkcji otrzymywania wyniku raportu poprzez wiadomość e-mail

• administracja strefami

  • dodanie strefy

  • edycja strefy

  • usuwanie strefy

  • dodanie arkusza strefy

  • edycja arkusza strefy

  • usuwanie arkusza strefy

• administracja użytkownikami

  • dodanie użytkownika

  • usuniecie użytkownika

  • edycja użytkownika

    • zmiana danych użytkownika

    • zmiana hasła użytkownika

    • zmiana firmy użytkownika

    • zmiana uprawnień użytkownika (nadanie praw administratora lub ich usunięcie).

Użytkownik 1 - pracownik firmy sprzątającej:

• logowanie

• tworzenie raportu (audytu) dwa razy dziennie z każdej strefy

• tworzenie raportu (audytu) skonsolidowanego ze wszystkich stref raz dziennie

• wypełnianie arkusza uchybień w strefach

• przeglądanie dotychczasowych raportów (stref, skonsolidowane, uchybień w strefach)

• drukowanie raportu ze strefy

• drukowanie arkusza uchybień w strefie

• drukowanie raportu skonsolidowanego

• zaawansowane wyszukiwanie raportów

• włączanie/wyłączanie funkcji otrzymywania wyniku raportu poprzez wiadomość e-mail

Użytkownik 2 - pracownik dworca kolejowego:

• logowanie

• przeglądanie raportów firmy sprzątającej (stref, skonsolidowane, uchybień w strefach)

• drukowanie raportu ze strefy

• drukowanie arkusza uchybień w strefie

• drukowanie raportu skonsolidowanego

• kontakt przez formularz z pracownikiem firmy sprzątającej

• zaawansowane wyszukiwanie raportów

• włączanie/wyłączanie funkcji otrzymywania wyniku raportu poprzez wiadomość e-mail

System:

• automatyczne tworzenie raportów skonsolidowanych po wypełnieniu ostatniego wymaganego raportu dziennego

• automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do użytkowników którzy zaznaczyli opcję, że chcą dostawać informacje o raportach

• automatyczne powiadamianie zarządcy firmy sprzątającej jeśli raport zakończył się wynikiem poniżej oczekiwań

• tworzenie historii działań użytkowników

Program do kontroli pracowników

Audyt i monitorowanie usług firmy

System raportowania pracy